Workshop “Penyusunan Pedoman Pengembangan dan Evaluasi Sumber Daya Elektronik Bagi Perguruan Tinggi Di Indonesia”

Workshop “Penyusunan Pedoman Pengembangan dan Evaluasi Sumber Daya Elektronik Bagi Perguruan Tinggi Di Indonesia” merupakan sebuah kegiatan yang diselenggarakan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang bekerja sama dengan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI). Acara ini diselenggarakan pada hari Kamis, 21 November 2019 yang berlokasi di Grand Amir Ballroom Hotel Oasis Amir, Senen, Jakarta Pusat. Acara ini diikuti oleh kurang lebih 100 peserta dari perwakilan pustakawan perguruan tinggi seluruh Indonesia.

Pembicara pertama yaitu Ibu Laely Wahyuli selaku Kepala Bidang Manajemen Pengetahuan Perpustakaan Universitas Indonesia. Beliau memaparkan materi tentang pengembangan sumber daya elektronik bagi perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan perlu mempertimbangkan beberapa poin dalam melanggan sumber daya elektronik bagi perpustakaan seperti subyek/konten, fitur, akses, vendor, biaya, serta lisensi. Dijelaskan pula proses dalam pengadaan sumber daya elektronik yang mencakup proses administrasi, pengadaan, penerimaan, dan sosialisasi.

Tantangan dan hambatan dari proses pengadaan sumber daya elektronik ini antara lain berbagai kebijakan yang mencakup kebijakan internal, kebijakan vendor, fluktuasi kurs mata uang, serta penyedia layanan yang kurang responsif. Hambatan kedua yaitu sistem, vendor sering kali mengalami gangguan akses akibat maintenance tanpa pemberitahuan sebelumnya serta penyediaan data statistik yang tidak tepat waktu. Hambatan terakhir yaitu kegiatan promosi, kegiatan promosi yang diberikan oleh penyedia layanan atau vendor masih kurang sehingga kegiatan promosi menjadi tugas perpustakaan.

Setelah pengadaan sumber daya elektronik, perpustakaan juga perlu melakukan evaluasi dari pemakaian sumber daya elektronik tersebut. Materi mengenai evaluasi sumber daya elektronik disampaikan oleh Pak Arif Surachman selaku Kepala Bidang Basis Data dan Jaringan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Beliau menyampaikan bahwa pentingnya sumber daya elektronik untuk dievaluasi agar terlihat sudah sejauh mana pemakaiannya serta untuk mengetahui kualitas dari sumber daya elektronik tersebut. Evaluasi sumber daya elektronik ini mencakup konten, kebermanfaatan, penggunaan, dan aspek teknologi.

Pak Arif Surachman membagi prinsip dasar proses evaluasi ini menggunakan 5W + 1H, siapa yang terlibat dalam kegiatan evaluasi, apa saja hal yang akan dievaluasi, kapan evaluasi akan dilakukan, dimana evaluasi akan dilakukan, mengapa kegiatan evaluasi dilakukan, serta bagaimana evaluasi tersebut dilakukan. Metode dalam evaluasi juga perlu diperhatikan yaitu ada usage report, cost effective analysis, budget priority, content analysis, user need assesment dan beberapa metode lainnya. Hambatan dalam kegiatan evaluasi sumber daya elektronik ini yaitu komunikasi yang kurang lancar dengan pihak terkait, keterbatasan kemampuan dan pengetahuan SDM tentang konten yang dievaluasi serta proses evaluasi dan keterbatasan informasi mengenai usage report.

Dari materi yang telah disampaikan oleh pembicara kegiatan selanjutnya yaitu melakukan kegiatan forum group discussion yang dibagi menjadi 2 bagian yaitu mendiskusikan mengenai pengembangan SDE dan evaluasi SDE. Focus group discussion lalu menghasilkan beberapa rekomendasi yang terkait dengan pembuatan pedoman pengembangan dan evaluasi sumber daya elektronik bagi perguruan tinggi di Indonesia. Butir rekomendasi tersebut langsung diserahkan ke pihak Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang diwakili oleh Kepala Pusat Pengembangan Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca, Pak Deni Kurniadi. Harapannya dengan rekomendasi pedoman ini akan membuat perpustakaan perguruan tinggi memiliki standar tertentu dalam melakukan kegiatan pengadaan dan evaluasi sumber daya elektronik.